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Indicadores na Gestão de Facilities

Indicadores na Gestão de Facilities
20 Out 17

Para tomar a decisão correta é importante saber qual dado deve ser avaliado e a relação que ele terá com o objetivo final

Manter as instalações de uma empresa em pleno funcionamento, com eficiência, eficácia e ainda reduzir os custos são os objetivos de todo Facility Manager, mas conseguir atingir essa meta exige muito trabalho e dedicação. Medir os resultados é parte fundamental do processo e definir o indicador errado pode ser perda de tempo e esforço.

O KPI (key performance indicator) ou indicador-chave precisa estar relacionado diretamente ao seu objetivo principal, é importante se perguntar se os indicadores de desempenho definidos realmente estão ajudando a tomar decisões de melhoria. Uma métrica pode ser considerada como chave quando ela passa a ser relevante para uma tomada de ação.

Para Soraya Durães, Facilities Manager na Editora Abril, o maior erro é determinar o KPI errado: “O ônus de trabalhar com indicadores que não foram bem pensados é acabar gastando tempo e dinheiro medindo coisas que você não vai usar, que não serão efetivas para você. É preciso fazer a pergunta: qual é o meu SLA e o principal problema que eu quero sanar? ”

Soraya também explica que a métrica precisa levar sempre em consideração o SLA (service level agreement), ou acordo de nível de serviço realizado com a prestadora. Ele determina os requisitos mínimos para o atendimento ser considerado de qualidade.

 

Como determinar um KPI

Não há uma quantidade padrão de indicadores para avaliar o desempenho de um edifício, pois dependerá da área de atuação da empresa. O número de itens a serem analisados em um hospital, por exemplo, pode ser bem maior do que seria necessário para um condomínio comum.

O importante é sempre lembrar do objetivo principal e se a métrica está relacionada a ele diretamente. Uma forma de escolher o critério correto é usando do método SMART, o KPI precisa ser:

S = Specific (O objetivo é específico?)

M = Measurable (É possível medir?)

A = Attainable (Pode ser alcançado?)

R = Relevant (É relevante para o negócio?)

T = Time (Qual o prazo para o objetivo ser alcançado?)

 

Para ajudar analisar quais métricas devem ser utilizadas, o Grupo Mulheres de Facilities está elaborando um Manual de Indicadores. O projeto é liderado por Soraya Durães e tem como participantes Patrícia Silva, Facilities na ESPN; Alessandra Ruiz Schevz, Engenheira na Escritório de Engenharia e Projetos; Márcia Vieira Ribeiro, Facilities no Edifício Hungria; Vanessa Zietlow, Facilities na General Mills; Maria Inês Restiffe, Vice Presidente do Grupo Mulheres de Facilities e Valéria Diamantino, Facilities.

 

Menos é mais

O excesso de indicadores pode ser um grande problema na hora de fazer a gestão e tomada de decisões. Segundo Soraya, é importante pensar em qual seria o indicador de todos os indicadores: “Não adianta você colocar lá um painel de avião de indicadores que você não vai conseguir controlar tudo isso, as métricas têm que trabalhar a seu favor e não você ser escravo delas”.

O KPI escolhido deve permitir uma tomada de decisão mais assertiva, possibilitando que as ações promovam a redução de custos e melhoria contínua dos processos.